2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法では、国税関係の帳簿・書類、電子取引のデータ保存について、大幅な見直しが行われ、データの保存要件も大きく変わりました。このため電子帳票システムも改正電子帳簿保存法に対応したものもでてきています。ここでは、電子帳簿保存法は電子帳票システムに影響があるのかについて解説します。
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿・書類、電子取引のデータ保存についての要件・ルールを定めたものです。データの保存方法は以下の3種類で、それぞれ書類によって保存要件が決まっています。
仕訳帳・売掛帳・買掛帳・固定資産台帳などの国税関係帳簿は電子帳簿等保存、国税関係書類の請求書・納品書・注文書・注文請書・見積書などは電子帳簿等保存またはスキャナ保存です。電子取引における請求書・納品書・注文書・注文請書・見積書などは電子データ保存となっており、各保存方法において、保存要件が細かく定められています。
製造業の工場生産部門や管理部門で使用される帳票で影響があるものは点検表や作業日報など、一般的な請求書や納品書などの帳票以外にも多数あります。電子帳票システムに関連があるのは、電子帳簿保存法に定められている保存法の中で、電子データ保存に関する保存要件です。
電子帳簿保存法に定められている電子データ保存では以下の4つを満たしていなければなりません。
電子帳票システムでは、導入の際に取り扱いマニュアルを設置し、ディスプレイやダブレットを常設することで、要件の1，2は解決できます。要件3についても多くの電子帳票システムは検索機能を備えているので問題ないといえるでしょう。
要件の「データの真実性を担保する措置」では、タイムスタンプを速やかに押印したデータの受領で対応する方法、データの訂正・削除が記録されるシステムやデータの訂正・削除が禁止されたシステムでデータを受領・保存する方法が対策として提示されていますが、自社と顧客双方が該当の機能を備えたシステムを導入している必要があるため、現実的ではありません。
多くの企業が、国税庁が公表しているサンプルなどを参照し、「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する」対策によって対応しています。
電子帳簿保存法は一部工場や生産現場で使用される帳票にもかかわりがあります。多くの電子帳票システムは、システム側で対応できる部分に関しては電子データ保存の要件を満たしています。また、最近は電子帳簿保存法対応を明記したシステムもあるので、心配な場合は電子帳簿保存法対応を明記したシステムを導入するのがよいでしょう。
※2023年8月をもって販売終了
