多機能で便利なExcelを活用した帳票管理。電子化に伴い新たなシステムを導入する企業も多い中、Excel帳票の必要性やメリット・デメリット、活用できるツールを解説。Excelでの帳票管理に悩む人に向けて、知って得するお役立ち情報を紹介します。
工場・製造現場のDX化が提唱されるなか、様々な工程がシステム移行。点検表や作業日報などの帳票も電子化・データ化が求められます。それに伴い「脱Excel」という表現も多く見られますが、これまでExcelに依存してきた企業ほどシステム移行に足踏みしがちです。
帳票システムの中には、Excelを活用したシステムもあるため、ここではExcel帳票の管理ノウハウやリスク、おすすめの帳票システムを紹介します。
結論から紹介すると、一概に間違いというものではありません。工場のチェックシート・帳票でよく使用されているのはExcelで作成されたもので、多機能で便利なExcelでの帳票管理は間違いではなく、非常に使い勝手の良い運用管理が可能。帳票から取得したデータの活用もできるうえ、他のソフトウェアとの汎用性も高いため、様々な点でメリットが多くあります。
しかし、関数やマクロを用いることで、作成した本人以外にはデータを見ただけではわかりにくく、メンテナンスに時間がかかることもあります。
前述の通りExcelでの帳票管理は、帳票データの集計や統計分析、グラフや図形を用いたレポート作成、マクロ・VBAによる作業の簡略化など様々な面で利点があります。一方で、Excelを使用し続けることでのデメリットやリスクもあります。ここでは、Excel帳票を使い続けることで考えられる3つのリスクについて解説します。
「Excel職人」という言葉が浸透するほどに、マクロ・VBA活用で便利なツールとして利用できるExcel。一方で、知識を持っていないと、どのようにExcelで制御・管理しているのかを制作者以外は把握することができないケースもあります。
実際に、メンテナス不可能となったExcelファイルが存在する企業も多いというアンケート結果がある通り、Excel知識の有無に依存してしまい、担当者の変更や管理方法の変更時に大きな見直しが発生することはよくある話です。
Excelでの帳票管理の場合、手書きの帳票の記入内容を転記する際のミスや入力漏れも発生しがちです。直接Excel帳票への入力をする形でも、Excelファイルの誤更新や書き出したCSVなどのファイルエラー、共有設定によるファイル破損なども発生します。これらはExcelあるあるですが、そもそもExcelを活用していなければ防げるエラーでもあります。
Excelではデータ量が増えるにつれて、データが重くなり動きが悪くなったり、処理が遅くなったりしがちです。各ファイルやシートをリンクで関連付ける操作もデータが重くなる原因です。ファイルを業務や製品ごとに分けることで対応していますが、分散したディレクトリやサーバーに保存することで、関連付けが難しくなり、管理や情報共有、リアルタイムでの更新が難しくなります。
このように、Excelでのチェックシート・帳票作成や記入、集計・分析利用にはさまざまな問題点がありますが、かといってすべてを一気に自動化してしまうのもリスクが伴います。
大がかりな移行を見据えて、多彩なBIツールの搭載をセールスポイントにした電子帳票システムを導入しても、現場の作業員を含め、関係者がうまく使いこなせなければ意味がありません。
また、高機能になればなるほど導入コストが高くなってしまうものです。よって、どこまで自動化するかをきちんと見極めてチェックシート・帳票を電子化していくことが大切です。
すべてを一気に自動化してしまうのではなく、PCやタブレットの操作が苦手な関係者でも使いやすいよう、入力頻度の高いチェックシート・帳票から電子化し、機器から取得した数値などを自動入力したり、作業時間の集計を自動化したりするところからスタートすると、チェックシート・帳票の電子化はスムーズに進みます。
電子帳票システムの中には、Excelの専門知識が必要な部分を簡略化したノーコードアプリや、アシスタント機能（入力補助機能）を有するシステム・ツールもあります。ここからは、アシスタント機能付きでマルチデバイス対応の「JoyCoMES Re」を紹介します。
引用元：JoyCoMES Re公式HP（https://eee.tokyo-gas.co.jp/lp/joy/comes/lp/）
これまで手書き帳票として活用していたExcel帳票を、そのままシステムに移行して業務効率化・承認フローの簡略化・データ活用を実現する「JoyCoMES Re」。豊富な機能を搭載しているツールの詳細を紹介します。
Excelが持つ基本関数や表示機能を用いた汎用性の高さは保ちつつ、帳票運用時に求められる承認作業の簡略化や帳票データの入力情報も確認が可能。ダッシュボード機能を活用して、過去の帳票データの推移やリアルタイムでの状況分析もできます。
導入後の運用時におけるメンテナンスでは、専門用語やスクリプトの知識不要で編集可能なアシスタント機能（入力補助機能）が便利。Excelで必要な命令文などの確認・更新不要で、帳票の入力項目を変更できます。
帳票の入力項目としても代表的な「数値・日付」「署名・電子印鑑」の設定はもちろん、入力項目の表示形式や撮影データの保存項目も作成可能。Excel関数のようにセルに対する参照元設定もできます。
様々なデバイス・OSに対応し、タブレット上での帳票入力が可能なため、従来の手書きからデータ入力・転記の二度手間を解消。入力時のエラーや入力規則も柔軟に設定可能なため、入力漏れや記入ミス軽減にもつながります。
同じJoyシリーズのSCADA（監視システム）「JoyWatcherSuite」と連携し、PLCからのデータ参照や自動入力が可能。リアルタイムでデータ連携しているため、データ量や読み込みのタイミングに依存しません。既存の周辺システムとの連携も可能で、外部データベースへの自動展開も実現します。
excel画面に対してさまざまな設定ができるアシスタント機能。数値入力チェックボックスや署名などそれぞれ入力項目を選択し設定。実際の動きはプレビューで確認できます。Excel同様に文字列の配置変更や入力規則なども簡単に設定可能。高度な入力についてもアシスタント機能があれば特別な知識がなくても設定できます。
Windows10、Windows11（実際にはWindows7も動作）、Windows Server2012、Server2016、Server2019、Server2022、iOS 12以降、Android 7以降、Excel 2010から2019
| 会社名 | 東京ガス株式会社 |
|---|---|
| 本社所在地 | 東京都港区海岸1-5-20 |
| 創立 | 明治18（1885）年10月1日 |
| 資本金 | 1,418億円 |
| 公式HP | https://www.tokyo-gas.co.jp/ |