作業日報

作業日報は、点検票と同様に日々の業務の中で頻繁に記入される帳票です。目的や活用方法・運用方法がしっかり決まっていないと無駄になってしまいやすい帳票でもあります。ここでは、作業日報の概要と電子化するメリット、電子化しない場合のデメリット、作業日報を電子化できる電子帳票システム導入のメリットなどについて紹介します。

作業日報とは？

作業日報とは、その日行った業務を報告する帳票です。目的は現場や会社によってさまざまで、多くは作業の振り返りやフロー管理、タスク管理、進捗と現状の共有などのため利用されています。目的に沿った活用や運用が行われていないと、形骸化してしまいやすい帳票なので、注意が必要です。

作業日報を電子化するメリット

作業日報を電子化するメリットは、情報共有が簡単にできるようになることです。電子化することでタスクの進捗状況や、現状の問題点を管理者や同じ業務を行うグループやプロジェクトのメンバーと容易に共有可能です。

また、電子化することで再入力や検索の手間を省き、作業日報を利用した報告書の作成も手間がかかりません。製造時のトラブルや不良品・クレームなどが発生した場合も、いつ行ったどんな内容の作業なのかをすぐにつきとめることができます。

作業内容が変わり、作業日報のフォーマットを変更したい場合も電子化していれば、すぐに変更できます。

作業日報を電子化していない場合のデメリット・リスク

作業日報を電子化していない場合のデメリットは、記入・検索・フォーマットの変更に手間がかかってしまうことと、作業日報の内容を共有するのに配布や回覧、再入力が必要となってしまうことです。

記入・検索・フォーマットの変更に手間がかかると、記入や運用が面倒になり、形骸化してしまいやすいのもデメリットです。製造における問題点の把握やトラブル時の対応にも時間と工数がかかってしまいます。

電子帳票システム導入のメリット

作業日報を電子化できる電子帳票システムを導入すると、個人に対してだけでなく、全社員・全部署で作業日報電子化のメリットを得ることができます。

社内全体やグループやプロジェクトなど多くのメンバーとの情報共有も容易にできます。作業に関するノウハウも整理しながら蓄積していくことができるので、蓄積したノウハウの活用もスムーズにできます。